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MAG N°48- DOSSIER: L’informatisation au services des EHPAD Dossiers

L’informatisation est dans l’ère du temps quelque soit le secteur d’activité et en particulier en EHPAD. Elle permet d’optimiser la productivité mais surtout de gagner du temps et de diminuer les marges d’erreur grâce au dossier patient partagé. Par ailleurs, elle offre aux Ehpad la possibilité de faire connaitre leur prestation et places disponibles ainsi que d’approfondir leur connaissance sur leurs résidents via des outils statistiques.

ViaTrajectoire: une idée innovante pour optimiser la prise en charge des personnes âgées

L’outil propose un moteur de recherche qui permet une optimisation de l’orientation de la personne âgée. Il tient compte des besoins médicaux et du type de prise en charge tout en privilégiant la proximité géographique du domicile du patient. L’usager ou le professionnel qui l’accompagne entrent aussi des critères de recherche financiers et de confort.

ViaTrajectoire permet, de remplir la demande d’admission et de suivre en temps réel les réponses des établissements contactés. A tout moment, la demande peut être modifiée ou annulée, les établissements en sont immédiatement informés. Ils sont aussi informés des demandes rendues caduques à la suite d’une admission dans un autre établissement. Cette gestion en temps réel fait gagner du temps sur les délais d’admission et permet d’améliorer les taux d’occupation. La liste d’attente dans le secteur hébergement est également fiabilisée grâce aux relances automatiques, tous les 6 mois : le demandeur ou son représentant est invité par un email, à confirmer ou non l’actualité de sa demande et, le cas échéant, à déclarer les éventuels changements de l’état de santé ou de l’autonomie. Enfin, une interface interroge de façon trimestrielle le répertoire INSEE des décès et optimise ainsi l’actualisation des listes d’attente.

L’Ehpad reçoit un dossier lisible sur le modèle du dossier national unique avec en pièces jointes les justificatifs de revenus. L’ergonomie du tableau de bord permet à chaque Ehpad un classement de sa liste de sa liste d’attente selon plusieurs items : sexe, GIR, type de prise en charge (Exemple: Alzheimer, SMTI,…), date de réception et urgence de la demande. ViaTrajectoire est un outil de communication interne à l’établissement où chaque professionnel (médecin coordonnateur, infirmière coordinatrice,…) peut donner son avis, tracer par exemple les éléments de la visite de préadmission ou les relances téléphonique de la famille, avant que le directeur envoie la réponse à l’usager. L’ensemble de l’activité du tableau de bord génère des statistiques à disposition du directeur.

ViaTrajectoire permet un décloisonnement entre l’hôpital, le domicile et le secteur médico-social. Il existe une interface entre le dossier SSR et le dossier Ehpad qui évité la double saisie des items communs et surtout qui permet une traçabilité du parcours de la personne âgée. En cas de transfert ville-hôpital ou hôpital-ville, on peut prendre la main sur un dossier déjà saisi et l’actualiser si besoin. Le dossier reste en permanence accessible au médecin traitant et à l’usager. Une même demande peut être utilisée à la fois pour un ou plusieurs hébergements temporaires successifs puis pour un hébergement permanent. ViaTrajectoire devient ainsi un vrai support du parcours de santé de la personne âgée.

Enfin, ViaTrajectoire constitue un outil de pilotage pour les tutelles. Il génère des tableaux de bord quantitatifs et qualitatifs sur les flux de patients: nombre total de demandes, proportion de demandes abouties, délais moyen d’admission, profil des patients (âge, pathologie, dépendance, soins médico-techniques,…), besoins non couverts. La dématérialisation du processus d’admission en SSR/HAD et en secteur d’hébergement porté par ViaTrajectoire a plusieurs avantages : confidentialité, traçabilité, continuité, réactivité, analyse de l’offre et de la demande, fiabilisation des listes d’attente en Ehpad. En plus de simplifier les démarches pour les professionnels et les usagers, l’outil devrait contribuer à fluidifier la filière personnes âgées.

ViaTrajectoire est un site qui offre aux hôpitaux de 13 grandes régions une aide à l’orientation et à l’admission en structures sanitaires (SSR, HAD), en secteur d’hébergement médicalisé pour personnes âgées (Ehpad, USLD) et bientôt pour les personnes en situation de handicap.

Ce service public gratuit, confidentiel et sécurisé propose un annuaire détaillé des structures et un moteur de recherche intelligent, et permet de demander une admission en ligne. L’optimisation de l’orientation, la réactivité des structures receveuses, l’actualisation en temps réel des listes d’attente et l’évaluation de l’offre et des besoins au travers de l’observatoire contribuent à l’optimisation du parcours sanitaire et médico- social.

Mots-clés : parcours patient ; plateforme numérique ; SI ; annuaire des établissements ; admissions.

ViaTrajectoire

Les avantages d’une plateforme de partage d’information sécurisée

Le personnel des EHPAD se retrouve de plus en plus confronté à la pluralité de tâches qu’ils ont à effectuer. Entre l’administration, l’intendance, le médical et paramédical mais également l’aspect social de la vie du résident, il doit faire face à la gestion de l’ensemble de l’établissement. Face à cette multiplicité d’enjeux et en vue d’améliorer le quotidien du personnel, des plateformes de partage d’information sécurisée permettent de répondre à ces besoins.

  •  Polymédication des résidents

Ces plateformes ont pour but d’informatiser l’ensemble des informations d’un établissement et par conséquent, d’un résident. Ces dernières regroupent l’intégralité de ces services et possèdent plusieurs avantages. Tout d’abord, elles ne concernent pas uniquement l’aspect médical mais tous les métiers d’un établissement. Polyvalentes, elles permettent une gestion globale de l’établissement et une optimisation des tâches. Véritablement bénéfiques en termes de traçabilité, elles limitent considérablement la multiplication des supports et s’avèrent être également un atout écologique, le papier n’est plus nécessaire. La saisie d’informations devient alors plus facile et instantanée. Les retranscriptions manuscrites sont fortement réduites. Cela engendre alors un faible risque d’erreur et/ou de pertes d’informations. Les plateformes de partage d’information sécurisée permettent une communication optimale entre les différents intervenants de l’établissement. En effet, chaque procédure est enregistrée. Cela permet un suivi détaillé du résident. Le principe de traçabilité est également amélioré grâce à la mise à disposition d’outils mobiles, rien n’est oublié. Une meilleure communication est aussi rendue possible avec les différents acteurs de la santé externes à l’établissement. Il est par exemple, possible de s’interfacer avec les laboratoires. Ces plateformes permettent de mettre en évidence des indicateurs sur les stocks, la comptabilité ou l’administration. Elles créent aussi des bilans statistiques sur les ordonnances. Cela permet alors un gain de temps et de performance considérable ainsi qu’une praticité dans les échanges. Les informations sont rentrées en temps réel et profitent à l’ensemble des acteurs de l’établissement (infirmières, AS, psychologue, ergothérapeute, etc.) mais aussi du personnel extérieur (ex : médecins traitants).

  • Cadre législatif et sécurité des données

Afin de garantir une sécurité totale et de diminuer l’appréhension à ces plateformes, un cadre juridique et technique permet de pouvoir garantir une sécurité maximale. En effet, depuis 2016 le recueil des données est possible uniquement si le patient a été informé. Chaque logiciel doit alors posséder un hébergeur agréé de données de santé et justifier de cet agrément. Ces hébergeurs exigent une sécurisation de l’authentification élevée, une traçabilité et un chiffrement sécurisés des données. Si un dysfonctionnement ou une défaillance des systèmes intervient, les hébergeurs proposent des solutions immédiates.

  • Une amélioration du quotidien du personnel soignant

Les plateformes de partage d’information sécurisée répondent à l’ensemble des besoins métier des établissements. Avantage sur tous les niveaux, elles deviennent nécessaires pour de meilleures conditions de travail.

Florence RUPRICH-TERANGA

FOCUS : Une solution de communication aide la résidence des Hautes Bruyères à améliorer la qualité de vie de ses 120 résidents

Faire évoluer les besoins d’accompagnement en fonction des habitudes des résidents en créant une relation sur-mesure.

Située à Bonsecours en Seine Maritime, la résidence des Hautes Bruyères est un établissement d’accueil pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) disposant de 120 places, ainsi qu’un pôle d’activité et de soins adaptés (PASA) destiné à accompagner les résidents atteints de la maladie d’Alzheimer. Logés dans des appartements compris entre 36 et 50 m2, les pensionnaires disposent d’équipements d’accessibilité et de sécurité modernisés en permanence. Début 2016, la direction de l’établissement, soucieuse de renforcer le confort et la sécurité de ses résidents a mis en place un nouveau système d’appel infirmières avec médaillons. Désormais, tous les résidents sont équipés de bracelets médaillons Ascom reliés à l’infrastructure DECT de l’EHPAD. Ils permettent de joindre le personnel soignant à tout moment via un appui sur leurs médaillons. La solution rassure les résidents car quel que soit l’endroit dans l’établissement ils sont localisés et peuvent ainsi être secourus.

  • L’analyse approfondie des appels : un gain de temps et d’efficacité pour le personnel soignant.

Pour la direction de la Résidence des Hautes Bruyères, il est important d’avoir un panorama complet de l’activité quotidienne des appels émis par les résidents, ce qui permet de mieux mesurer la charge de travail. La facilitation du travail quotidien des équipes et les réductions des allers-retours incessants étaient également une priorité pour ce site très étendu, comprenant un bâtiment principal d’une longueur de près de 200 mètres.

« L’étude des appels a permis de mettre en lumière que six résidents totalisaient près de 70% des appels. Ce volume a été réduit de 30% suite à l’installation de la solution, et cela nous offre la possibilité d’être beaucoup plus efficaces et précis dans nos actions». Commente Julie Bia, Directrice de la résidence des Hautes Bruyères. Avant de poursuivre : « Le côté sur-mesure de la solution permet de personnaliser l’accompagnement de chaque résident ». De plus il est désormais possible de répertorier les appels et d’analyser les raisons précises de ces appels au même titre que les habitudes des résidents. Cette récolte de données permet à direction d’avoir une approche personnalisée de leur relation entre l’équipe et chaque résident, d’anticiper leurs attentes et d’améliorer leur bien-être.

La solution de communication réduit considérablement les déplacements inutiles des équipes affectées à l’accompagnement quotidien des résidents. « Nous avons remarqué qu’un personnel de nuit peut être amené à effectuer un trajet supérieur à 5 km pendant ses heures de travail. Ainsi, quand il doit acquitter un résident qui utilise son bracelet pour demander l’heure, il y a une perte de temps considérable pouvant être évitée». Poursuit Julie Bia.

  • Allier sécurité et confort pour chaque résident, deux priorités indissociables:

La suite logicielle Ascom Mercury enregistre et archive toutes les interactions et flux d’informations, le personnel encadrant peut ainsi les visualiser en temps réel sur un écran et accéder à l’historique et aux statistiques des appels. La traçabilité de ce dispositif rassure les familles sur les réponses apportées aux sollicitations de leurs parents. Les familles peuvent ainsi constater que l’EHPAD apporte une réponse efficace et rapide à chaque alerte sérieuse.

Des scénarios prédéterminés, comprenant quatre niveaux d’escalade, permettent de rediriger les appels avec efficacité. « Si l’affectation d’un personnel est au premier étage, il ne recevra que les appels des résidents situés au premier étage », précise la directrice de l’établissement. « C’est un paramétrage qui alerte la personne la plus apte à répondre au problème en fonction du moment de la journée ». Avec le changement à venir des DECT, suite à la réception d’une alerte, le personnel concerné validera la réception de cette dernière et confirmera qu’il va s’en occuper. Une fonctionnalité efficace pour analyser le temps de réaction et d’intervention des équipes.

Prochainement, une solution contrôle de fugue sera mise en place incluant des options de géolocalisation et de contrôle d’accès au sein de l’EHPAD. Il sera possible de procéder à un paramétrage individualisé en fonction du profil de chaque résident, afin de contrôler l’accès aux chambres et aux endroits dangereux tels que les escaliers, les ascenseurs, les portes mais aussi les entrées et sorties. Les équipes seront alors averties lorsqu’un résident sortira du périmètre autorisé, afin de minimiser les risques et éviter un éventuel danger. « La possibilité d’effectuer des extractions par étage, ou même par résident représente pour nous une mine d’informations statistiques très utile en matière de d’analyse des comportements individuels, de traçabilité des alarmes et d’optimisation de l’organisation interne. » Conclut Julie Bia.

Ascom

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