« L’achat, une décision partagée »

Sylviane Paravy est Directrice des achats groupe pour le groupement associatif ACPPA (Accueil confort pour les personnes âgées) qui gère, entre autres, trente-quatre Ehpad répartis à travers la France. Son objectif ? Obtenir le meilleur rapport qualité-prix possible auprès des fournisseurs tout en entretenant des relations constructives avec eux.

En quoi consiste votre mission ?

Sylviane Paravy : De façon synthétique, le processus achat est une succession d’activités qui visent à proposer aux prescripteurs des produits ou des services à un bon rapport qualité-prix tout en développant une relation de confiance avec les fournisseurs.

Quels sont les principaux produits et prestations que vous recherchez pour les directeurs d’Ehpad de votre groupement ?

S. P. : Pour les Ehpad, les produits d’incontinence représentent d’importants volumes d’achats tout comme les produits alimentaires. Puis viennent les marchés du linge plat (les draps) et des vêtements de travail, les produits d’entretien, les énergies (gaz, électricité) et la téléphonie. Depuis le 1er août 2008, le changement de réglementation sur les dispositifs médicaux a ouvert un nouveau marché d’achat pour la fourniture aux Ehpad, en l’occurrence celui des lits médicalisés et des matériels de transfert (verticalisateurs, lève-malades etc.). Nous avons également des accords sur le marché de l’intérim. Enfin, nous avons contractualisé, avec un nombre restreint de prestataires, des accords portant sur la maintenance des installations. Ils ont dû répondre à des cahiers des charges techniques qui garantissent à tous les établissements du groupe les mêmes prestations, le même niveau de sécurité, les mêmes délais d’intervention et les mêmes conditions d’astreinte et des tarifs uniformisés.

Sylviane Paravy, Directrice des achats groupe d’ACPPA.

Comment sélectionnez-vous vos fournisseurs ?

S. P. : Notre organisation étant certifiée ISO, j’évalue la capacité d’un fournisseur à répondre aux objectifs de qualité attendue. Je recherche chez nos partenaires le même engagement d’amélioration continue de la qualité et des certifications ISO. Si le marché concerne des produits, je vérifie la capacité d’un fournisseur à répondre aux objectifs de quantité. Je m’intéresse à la structure de la société, à ses références-clients, à son implantation, à sa stabilité sur le marché, aux services proposés, à sa politique sociale. Des indicateurs RH comme le taux d’ancienneté du personnel peuvent témoigner de l’engagement d’une société en termes de RSE (Responsabilité sociale des entreprises) tout en renseignant sur les compétences des salariés. Enfin, je m’intéresse aussi à la réputation d’une entreprise et à son positionnement géographique : il peut être plus intéressant de nouer une relation avec un prestataire local pour un établissement isolé afin de garantir certains services (délais de livraison) que de passer par un seul prestataire pour l’ensemble des établissements. Par ailleurs, pour certains produits précis, nous sommes adhérents à une centrale de référencement.

Vos exigences évoluent-elles ?

S. P. : Tout à fait. J’ai ainsi introduit depuis quelques années la dimension de développement durable dans les cahiers des charges. Cette notion est devenue incontournable aujourd’hui. En outre, nous tentons de privilégier les achats auprès d’entreprises françaises et européennes qui répondent davantage aux critères de qualité.

Qui prend la décision d’acheter ?

S. P. : L’achat suit un processus transversal. En amont, il y a une étape primordiale qui consiste à évaluer les besoins des résidents. Pour assurer cette remontée d’informations nécessaires, je m’appuie sur les directions et leurs équipes, soit lors de réunions, soit par le biais d’enquêtes ciblées. L’acheteur doit apporter le produit ou la prestation qui répond aux cahiers des charges élaborés ou validés par ces prescripteurs. Au terme des consultations et de la sélection des fournisseurs, je peux établir un référencement des fournisseurs retenus et des produits correspondant aux besoins exprimés. Certains ont fait l’objet de tests menés par des établissements volontaires. Puis, les négociations fixent les conditions tarifaires. Au final, on voit que la décision d’achat résulte d’un consensus entre l’ensemble des parties prenantes à la définition du cahier des charges.

Quels types de relation entretenez-vous avec les fournisseurs ?

S. P. : Selon le principe ISO, nos relations fournisseurs sont réciproquement bénéfiques. Nous entretenons une relation de partenariat dans laquelle nous visons l’amélioration continue de chacun. La relation est ainsi évaluée lors de rencontres régulières au cours desquelles les dysfonctionnements sont analysés avec, à la clef, la recherche d’actions correctives. Nos fournisseurs sont également évalués chaque année par les directeurs : c’est l’enquête satisfaction fournisseur. Chaque prestataire obtient un score qui lui est ensuite communiqué. Trois groupes de fournisseurs se détachent : les fournisseurs du premier groupe qui donnent satisfaction et sont maintenus dans le référencement pour l’année N+1 ; ceux du second groupe qui doivent répondre à des objectifs d’amélioration ciblés ; enfin, pour ceux du dernier groupe, le partenariat s’arrête. Nos partenaires sont attentifs aux besoins de nos Ehpad et à l’écoute de nos demandes d’amélioration de leurs produits pour y répondre. Ce mode de partenariat donne du sens à nos engagements respectifs car nous améliorons ensemble la réponse apportée à nos résidents.