L’assurance prend de plus en plus d’importance dans la gestion d’un établissement en raison des  enjeux que sont la sécurité des résidents, la protection de leurs biens et la pérennité du fonctionnement de l’Ehpad à la suite d’un sinistre grave dont la conséquence peut notamment être une fermeture administrative. Comment conclure un contrat qui soit adapté au besoin de la structure ? Éléments de réponse.

Préalablement à toute négociation d’un contrat d’assurance, il est vivement conseillé au directeur de l’Ehpad de mener une réflexion sur les risques à assurer et de solliciter, pour ce faire, des professionnels qui l’aideront dans ses choix et ses orientations.

Les contrats responsabilité professionnelle et vie privée des résidents

La responsabilité professionnelle ou RC Pro est de plus en plus recherchée car les particuliers (familles ou salariés) bénéficient aujourd’hui de garanties protection juridique qui leur permettent de saisir à moindre frais les tribunaux pour faire valoir leurs droits sans rechercher
préalablement des solutions amiables. Le contrat RC pro, outre ses extensions possibles, devra couvrir l’ensemble des fautes dommageables  envers un tiers quelconque, qu’il soit résident ou pas.

En ce qui concerne la responsabilité vie privée des résidents, la solution la plus simple est de souscrire, au nom de l’Ehpad, un contrat collectif pour l’ensemble des résidents. Cette solution a l’avantage de leur garantir une couverture sans avoir besoin de récupérer les attestations auprès des familles.

Les biens à assurer

 Les biens immeubles

La plupart des contrats actuels, multirisques, prévoient une large garantie des immeubles. Il est important de détenir les conditions particulières et les conditions générales. Ce sont elles qui éclaireront notamment sur l’étendue des engagements de l’assureur (valeur à neuf, frais d’expert à la charge de l’assuré, frais de démolition etc.)

Au travers du contrat multirisque, la garantie essentielle portera sur la perte d’exploitation après sinistre. En raison de la complexité des dossiers, il est recommandé qu’elle soit d’une durée de vingt-quatre mois. La perte d’exploitation peut être due à une fermeture administrative suite à une maladie contagieuse (la légionelle, par exemple) à la suite de la mise hors service des systèmes de détection incendie, par exemple.

 Les biens meubles des résidents

Hormis une attention particulière qui pourrait être portée aux bijoux et aux objets de valeur, une garantie moyenne de 20 000 euros est observée sur le marché. Cette garantie des biens meubles des résidents est soit intégrée au contrat multirisque de l’établissement, soit à un contrat personnel du résident.

Les autres responsabilités du résident (autre que la RC vie privée) sont généralement incluses dans le contrat de l’établissement.

Les matériels professionnels

La garantie est incluse dans le contenu déclaré aux conditions particulières. Cependant, il est important de prêter attention au matériel informatique. Il convient de bien vérifier les bases du remboursement, notamment  les vétustés contractuelles applicables – le remplacement à neuf -, les frais de reconstitution d’archives etc.

La garantie inhérente à la perte des marchandises soumises à la chaîne du froid (à la suite d’un dommage électrique, par exemple) est souvent insuffisante voire négligée dans certains contrats. Le directeur de l’Ehpad devra s’assurer pour des montants suffisants.

Les personnes

La complémentaire santé des personnels

La loi impose la mise en place, au 1^er janvier 2016, d’un régime complémentaire collectif santé pour l’ensemble des personnels. Il est du ressort de la direction de l’établissement de choisir un socle de prestations minimal ou étendu en fonction de la convention collective applicable et du budget de l’établissement.

 La prévoyance collective

Il peut être mis en place pour les personnels non cadres des garanties de prévoyance collective comprenant notamment le décès, l’invalidité, l’indemnité journalière, la rente éducation etc.

Pour les personnels cadres, cette obligation est issue des conventions collectives avec des minimas. Les extensions au-delà de ces minimas peuvent être envisagées.

Les véhicules

Les véhicules du personnel

Pour les besoins du service, les personnels peuvent être amenés à utiliser leur véhicule personnel. Afin d’éviter tout souci, toute contestation et tout litige avec l’assureur ou le propriétaire du véhicule (remboursement kilométrique, franchise à charge, perte de bonus etc.), le directeur de l’Ehpad mettra en place un contrat dit « auto mission » qui couvrira la responsabilité civile du commettant, c’est-à-dire la prise en charge en lieu et place de l’assureur du propriétaire du véhicule personnel d’un salarié, des dommages subis ou causés dans le cadre des missions ou du service.

Peuvent être inclus dans le cadre de ces contrats, les personnels bénévoles, les animateurs dès lors qu’ils agissent dans le cadre d’une mission clairement définie par l’établissement.

Les véhicules de l’établissement

Suivant la nature du véhicule concerné, la mise en place d’une flotte peut s’avérer intéressante.

Il faudra également ne pas négliger les garanties personnelles du conducteur, la protection juridique ainsi que les extensions d’assistance (véhicule de remplacement, franchise kilométrique etc.)

Dans l’ère du temps :  les cyber-risques

La cybercriminalité est un phénomène tentaculaire qui va s’amplifier en raison, d’une part, de l’évolution permanente des méthodes et des outils des cybercriminels et, d’autre part, de l’augmentation du volume de données sensibles stockées et traitées. Une cyberattaque génère une réaction en chaîne qui peut engendrer une crise majeure et des coûts pouvant remettre en cause la pérennité de l’établissement car les frais peuvent  être importants : restauration des données, frais de sécurisation et de remise en état du système, frais de notification des résidents dont les données ont été détournées, sanctions financières et/ou amendes administratives.

Par ailleurs, l’Ehpad peut subir une atteinte à sa réputation avec, à la clef, une détérioration de son image et de ses relations avec les familles et les résidents potentiels (diffamations, injures, dénigrement sur Internet et les réseaux sociaux).

Pour se protéger, il est indispensable de  renforcer la sensibilisation des dirigeants et du personnel aux cyberattaques, de mettre en place des systèmes de protection et de confidentialité de bases de données. Comment ? En changeant régulièrement les mots de passe des systèmes informatiques et en archivant des données à l’extérieur des locaux via un cloud ou des sauvegardes externalisées. Mais aussi en souscrivant un contrat spécifique d’assurance pour protéger l’image et la réputation de l’établissement et faire face aux réclamations des tiers en cas de vol de données.

Extraits de l’ouvrage « Accueillir des personnes âgées en établissement », Éditions Weka.

Auteur : Michel Ponchault.

Coordinatrice : Soazig Hamon.

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Faut-il souscrire une protection juridique ?

Oui car l’évolution de la société contraint, au-delà de la RC professionnelle, à se garantir par un contrat de protection juridique. C’est l’assurance de pouvoir obtenir, en cas d’assignation au tribunal pour quelque raison que ce soit, la prise en charge des frais d’avocat et de procédure. A ce sujet, il est impératif de bien détailler les plafonds de garanties. Le mieux est de souscrire ce contrat auprès d’une compagnie différente de sa RC professionnelle pour éviter tout conflit d’intérêts.  

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